Cei mai multi sunt de parere ca aceasta formalitate sau obligatie este apanajul contabililor fara sa realizeze faptul ca de modul in care aceste raportari contabile si fiscale sunt pregatite, prezentate si depuse la organele abilitate depinde modul in care firma pe care o detin sau o administreaza va fi analizata de organele fiscale, potentialii creditori sau parteneri de afaceri.

Din cauza acestei atitudini, multe consecinte negative care puteau fi evitate sau clarificate din timp daca o minima verificare a bilantului ar fi avut loc, ies la iveala in momentul in care firma respectiva este verificata fiscal sau solicita un imprumut bancar.

Tinand cont de aspectele de mai sus si de faptul ca este perioada in care marea majoritate a firmelor isi pregatesc bilanturile contabile din anul precendent am pregatit mai jos un set minim de intrebari pe care intrepinzatorii / administratorii le pot adresa contabililor inainte sa semneze bilantul.

Daca raspunsurile nu sunt concludente este bine sa fie solicitate contabililor respectivi clarificari si justificarea sumelor inregistrate cu documentele aferente.

Intrebari:

1.  A fost efectuata si documentata corespunzator o inventariere a patrimoniului firmei la sfarsitul anului precedent sau cel putin in cursul anului precedent? Adica am inventariat fizic cel putin o data pe an sau la sfarsitul anului mijloacele fixe ale firmei, stocurile, casieria si conturile bancare? Daca da, ce diferente au fost intre cifrele din contabilitate si cele constatate pe teren si cum au fost tratate contabil si fiscal pentru fiecare categorie din cele de mai sus – pierderi, plusuri, sume care trebuiesc clarificate?

2.   Au fost inventariate fizic toate locatiile in care firma depoziteaza, pastreaza stocurile?

3.    S-au facut confirmari directe pentru confirmarea sumelor de incasat de la clienti si de plata catre furnizori?

4.   Daca nu a fost facuta inventarierea patrimoniului care au fost cauzele si ce consecinte pot sa apara din punct de vedere contabil si fiscal pentru firma?

5.    Exista in contabilitate la data bilantului sume cu vechime foarte mare – de exemplu avansuri catre furnizori, clienti sau alte sume de incasat de la terti foarte vechi (cel putin mai vechi de 6 luni), furnizori sau alte obligatii de plata?

6.  Care este cea mai recenta fisa sintetica a platitorului obtinuta de firma? Exista una aferenta sfarsitului de an? Fisa arata datorii diferite fata de sumele datorate catre bugetul de stat comparativ cu ce apare inregistrat la sfarsitul anului in bilant?

7.  Exista facturi de la furnizori care au fost inregistrate dupa sfarsitul anului dar se refera la servicii si produse livrate catre firma inainte de sfarsitul anului? Au fost corectate si prinse in contabilitate in anul trecut si la fel si la calculul impozitului pe profit?

8.  Exista facturi catre clienti care au fost inregistrate dupa sfarsitul anului dar se refera la servicii si produse livrate de firma inainte de sfarsitul anului? Au fost corectate si prinse in contabilitate in anul trecut si la fel si la calculul impozitului pe profit?

9.  Sumele de incasat si cele datorate in valuta la sfarsitul anului au fost reevaluate in functie de cursul oficial BNR al acestor valute fata de RON?

10. Exista active ale societatii prinse in bilant care nu sunt folosite de firma sau care nu se gasesc la sediul firmei si sunt in custodia altor persoane?

11. Exista cheltuieli inregistrate in contabilitate care nu sunt aferente activitatii operatiunii firmei?

IBS Professional Solutions este prima companie locala care ofera servicii integrate de consultanta fiscala si juridica (prin avocatii colaboratori IBS).IBS Professional Solutions este mai mult decat un nume, este un concept despre cum pot obtine companiile un avantaj intr-un mediu dificil. Realitatea complexa solicita solutii complexe si de aceea am structurat serviciile noastre ca Solutii de Afaceri Integrate. www.ibs-p.ro

Incepand cu data de 1 ianuarie 2010, operatorii economici aplica Reglementarile contabile conforme cu Directiva a IV-a a CEE, parte componenta a Reglementarilor contabile conforme cu directivele europene, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 3.055/2009. Legiuitorul a impus clar obligatia persoanelor juridice de a elabora un set de politici contabile proprii, de a le supune aprobarii conducerii, de a le implementa si de a le actualiza periodic in functie de cerinte si necesitati.

Conform standardelor internationale de contabilitate (IAS- International Accounting Standards). si Regulamentului Financiar al Uniunii Europene, „este necesara elaborarea unui set (manual) de proceduri de catre conducerea fiecarei persoane juridice pentru toate operatiunile derulate, pornind de la intocmirea documentelor justificative pâna la finalizarea situatiilor financiare trimestriale si anuale”.

Potrivit Ordinului 3055/2009 orice societate comerciala are obligatia mentionarii in notele explicative a principalelor polititici si practici contabile. Cu toate acestea pana la schimbarea legislativa din 2011 nu exista obligatia intocmirii unui manual care sa fie aprobat de conducerea societatii comerciale. Acest Manual de politici contabile se aplica incepand cu situatiile financiare anuale ale exercitiului financiar 2011.

Ca exemplu de politici contabile putem enumera:

•              alegerea metodei de amortizare a imobilizarilor;

•              metoda de evaluare a imobilizarilor corporale (la costul istoric sau tratament alternativ de reevaluare la valoarea de piata);

•              capitalizarea dobanzii sau recunoasterea acesteia drept cheltuiala;

•              alegerea metodei de evaluare a stocurilor;

•              contabilitatea stocurilor prin inventarul permanent sau intermittent;

•              corectarea erorilor nesemnificative;

•              capitalizarea surplusului din reevaluare.

Pentru personalul cu atributii de executie din compartimentele financiar-contabile, politicile contabile reprezinta „cadrul legal” intern care trebuie respectat intocmai.

Necesitatea lor rezulta din considerente practice, din nevoia de a stabili conditiile in care se desfasoara anumite operatiuni care au impact in contabilitate si, in final, din faptul ca informatia contabila sta la baza deciziilor pe care le iau administratorii si actionarii.

SANCTIUNI

Prin Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 37/13.04.2011 pentru modificarea si completarea Legii contabilitatii nr. 82/1991 si pentru modificarea altor acte normative incidente au fost cuprinse referinte exprese in ceea ce priveste elaborarea de politici contabile. Astfel, conform art. 41 pct. 2 lit. a) din Legea contabilitatii nr. 82/24.12.1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, nerespectarea reglementarilor emise de Ministerul Finantelor Publice cu privire la aprobarea politicilor si procedurilor contabile prevazute de legislatie constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda cuprinsa intre 300 lei si 4.000 lei, potrivit art. 42 din aceeasi lege.

Ca urmare, elaborarea de politici contabile este obligatorie pentru toate entitatile. Ceea ce difera este nivelul de dezvoltare a acestora, in corelare cu marimea entitatii. De exemplu, in cazul entitatilor mici, care nu intentioneaza sa se dezvolte si nici sa-si schimbe obiectul de activitate in viitorul apropiat, elaborarea politicilor contabile se limiteaza la ceea ce corespunde efectiv activitatii desfasurate.

Autor: Adi Baniceru, Managing Partner, adi.baniceru@ibs-p.ro, IBS Professional Solutions

Aceste firme de contabilitate mici ce va ofera servicii de contabilitate au crescut o crestere spectaculoasa in ultima vreme. Motivul este faptul ca noile entitati de afaceri sau cele care inregistreaza pierderi constante prefera sa isi externalizeze contabilitatea. O firma de contabilitate mica va va ajuta sa gestionati fondurile intr-un mod mai eficient.

Aceste firme de contabilitate recruteaza numai personal calificat si foarte bine pregatit pentru a putea sa ajute intr-un mod cat mai bun firmele care vor apela la ei. Angajatii de cele mai multe ori sunt experti contabili ceea ce face ca serviciile lor sa fie mai bune si mai ales de incredere. Serviciul lor este sa se asigure ca va vor duce afacerea la un nivel superior, facand-o una de succes. Acesti profesionisti va ajuta sa pastrati in ordine inregistrarile de afaceri, cartea contabila si recordurile de vanzari si chiar sa reduceti cheltuielile facand mai multe economii.

Prin externalizarea serviciilor de contabilitate firma dumneavoastra economiseste si unele costuri cu angajatii si de asemenea isi poate permite sa investeasca mai mult celelalte departamente. Nu conteaza cat de dedicat sunteti in ceea ce faceti, daca eforturile dumneavoastra nu sunt indreptate catre zonele cheie ale afacerii, totul este in zadar. Fara o a doua opinie, toata lumea este de acord cu faptul ca domeniul contabilitatii este cel mai important aspect al unei afaceri, necesita o atentie speciala si asistenta de profesie.

Daca vreti sa gasiti o firma mica de contabilitate in Bucuresti cea mai usoara optiune este sa cautati pe Internet unde o sa gasiti o lunga lista de firme. Puteti sa alegeti 3-4 dintre acestea, de preferat situate in zona dumneavoastra si apoi sa le comparati pentru a alege una. Daca este posibil ar fi bine sa incercati sa gasiti o lista a clientilor acestor firme si sa aflati parerile lor despre ei. Daca acestia par satisfactuti atunci puteti alege aceeasi firma de contabilitate.

Dar inainte sa alegeti  o firma, sa aveti mare grija daca acestia sunt sinceri si sunt dispusi sa se dedice afacerii dumneavoastra. Asigurati-va de asemenea ca datele dumneavoastra vor ramane confidentiale deoarece toate datele de valoare sunt in mainile lor, inclusiv numele cumparatorilor sau al furnizorilor.

„a) identitatea partilor;
b) locul de munca sau, in lipsa unui loc de munca fix, posibilitatea ca salariatul sa munceasca in diverse locuri;
c) sediul sau, dupa caz, domiciliul angajatorului;
d) functia/ocupatia conform specificatiei Clasificarii ocupatiilor din Romania sau altor acte normative, precum si fisa postului, cu specificarea atributiilor postului;
e) criteriile de evaluare a activitatii profesionale a salariatului aplicabile la nivelul angajatorului;
f) riscurile specifice postului;
g) data de la care contractul urmeaza sa isi produca efectele;
h) in cazul unui contract de munca pe durata determinata sau al unui contract de munca temporara, durata acestora;
i) durata concediului de odihna la care salariatul are dreptul;
j) conditiile de acordare a preavizului de catre partile contractante si durata acestuia;
k) salariul de baza, alte elemente constitutive ale veniturilor salariale, precum si periodicitatea platii salariului la care salariatul are dreptul;
l) durata normala a muncii, exprimata in ore/zi si ore/saptamana;
m) indicarea contractului colectiv de munca ce reglementeaza conditiile de munca ale salariatului;
n) durata perioadei de proba.
In cazul in care persoana selectata in vederea angajarii ori salariatul, dupa caz, urmeaza sa isi desfasoare activitatea in strainatate, angajatorul are obligatia de a-i comunica in timp util, inainte de plecare, informatiile prevazute mai sus, precum si informatii referitoare la:

a) durata perioadei de munca ce urmeaza sa fie prestata in strainatate;

b) moneda in care vor fi platite drepturile salariale, precum si modalitatile de plata;

c) prestatiile in bani si/sau in natura aferente desfasurarii activitatii in strainatate;

d) conditiile de clima;

e) reglementarile principale din legislatia muncii din acea tara;

f) obiceiurile locului a caror nerespectare i-ar pune in pericol viata, libertatea sau siguranta personala;

g) conditiile de repatriere a lucratorului, dupa caz.”

IBS Professional Solutions este prima companie locala care ofera servicii integrate de consultanta fiscala si juridica (prin avocatii colaboratori IBS). Compania a fost infiintata in 2006 si are in prezent o echipa de 15 consultanti. http://www.ibs-p.ro

Decizia de a angaja un contabil sau o firma de contabilitate pentru afacarea ta, fie ea mica sau mare, este o decizie foarte importanta. Nu multi oameni realizeaza ca aproape oricine se poate lansa in afaceri si sa se eticheteze drept contabil daca a terminat  o facultate in domeniu sau niste cursuri. De aceea este foarte important sa tineti cont de anumiti factori atunci cand alegeti contabilul. Prin urmare va prezentam cateva criterii de luat in calcul atunci cand cautati aceste servicii:

Calificarile – Este necesar ca  un bun contabil sa fi terminat macar o facultate in domeniu daca nu si un master pentru aprofundarea cunostiintelor. De asemenea cel mai bine este sa alegeti dintre expertii contabili, deoarece acestia cu siguranta au un numar de ani de lucru in spate si cursurile terminate.

Experienta – Este foarte importanta, degeaba a terminat persoana respectiva multe scoli si facultati daca nu a lucrat deloc si nu are experienta practica, aceasta este esentiala.

Tehnologia – pe timpuri toti contabilii faceau registrele de mana. In zilele noastre  aceasta este aproape o raritate. De asemenea mute firme de contabilitate tin contabilitatea cu ajutorul unor programe de calculator foarte usor de folosit.

Recomandarile – Multi oameni se bazeaza pe recomandari personale atunci cand aleg un contabil. Aproape orice firma are un contabil, asa ca atunci cand primesti o recomandare pentru a alege un contabil din partea unui cunoscut conteaza destul de mult in alegerea pe care o vei face.

Un factor important pe care trebui sa nu-l uitati este ca firma pe care o alegeti sa se poate acomoda daca afacerea dumneavoastra se va dezvolta. Asa ca atunci cand alegeti o firma de contabilitate uitati-va sa aiba in portofoliu si clienti mai mari decat dumneavoastra, pentru a va asigura ca ei au experienta si cu firme mari, la fel cum va doriti sa ajungeti.

Un alt risc este cel legat de abandonarea sau aplicarea incompleta/defectuoasa de catre contribuabil a solutiei fiscale propuse, ceea ce desigur poate duce la lipsa unor rezultate corespunzatoare sau chiar la posbilitatea asocierii solutiei respective cu evaziunea fiscala.

CAND TREBUIE APLICATA OPTIMIZAREA COSTURILOR FISCALE ?

• Oricand este posibil, este raspunsul cel mai clar
• Atunci cand au loc schimbari majore in legislatia fiscala cu efect advers asupra costurilor fiscale sau din contra cu efect pozitiv – aparitia unor zone de impozare mai scazute
• Inainte de efectuarea unei tranzactii sau a unei modificari importante din activitatea contribuabilului
• Recomandabil:
• la inceputul afacerii
• inainte de lichidarea oricarei afaceri
• inainte de iesirea din afacere

INTREBARI CARE AR TREBUI ADRESATE DE INVESTITORI CATRE CONTABILI, AVOCATI SAU CONSULTANTII FISCALI:

• Ce forma de organizare juridica ar fi cea mai avantajoasa fiscal pentru afacerea pe care urmeaza sa o desfasor- SA. SRL, grup, holding ?
• Structura legala curenta a afacerii mele este varianta cea mai buna dpdv fiscal ?
• Pe ce entitate juridica ar trebui sa transfer/sa mentin principalele active ale afacerii tinand cont de riscurile fiscale ?
• Care sunt principalele reduceri, scutiri, exonerari, facilitati fiscale pe care le pot aplica ?
• Care dintre costurile afacerii nu pot fi deduse fiscal sau prezinta un risc fiscal ridicat ?
• Voi inregistra creante fiscale ? Daca da, cum as putea sa le utilizez in afacere prin compensarea lor, transferarea lor altor entitati, sau efectuarea altor tranzactii ?
• Care sunt datele de plata ale obligatiilor fiscale si daca exista posibilitatea amanarii platii acestora sau compensarii lor?
• Cum ar trebui sa aliniez politicile comerciale ale entitatii astfel incat sa pot reduce costurile fiscale ?
• Exista si alte forme de remunerare decat salarizarea pentru angajatii societatii ?
• Care sunt politicile contabile cele mai avantajoase dpdv fiscal pe care le pot aplica?
• Cum trebuiesc reflectate si raportate fiscal tranzactiile cu entitatile afiliate ?
• Ce obligatii fiscale apar la lichidarea sau la iesirea din afacere ?
• Ce ar trebui pregatit in acest sens astfel incat sa poata fi reduse obligatiile fiscale ?
• IBS Professional Solutions este prima companie locala care ofera servicii integrate de consultanta juridica (prin avocatii colaboratori IBS) si fiscala.

Implementarea propunerilor de optimizare fiscala

IBS Professional Solutions este prima companie locala care ofera servicii integrate de consultanta fiscala si juridica (prin avocatii colaboratori IBS). Pentru mai multe detalii: http://www.ibs-p.ro

• Rezervele fiscale existente, nefolosite si care pot compensa obligatiile de plata rezultate din viitoarele tranzactii impozabile ale contribuabilului:
• Pierderile fiscale
• Creantele fiscale
• Daca au fost folosite de contribuabil toate deducerile fiscale permise de legislatie
• Se determina zonele de risc fiscal ale contribuabilului:
• Daca exista obligatii fiscale neraportate/neevidentiate datorita interpretatii incorecte a legislatiei, schimbarilor legislative sau imprecizia /incoerenta legislatiei fiscale precum si existenta de obligatii fiscale contingente – care pot apare si care nu pot fi cuantificate precis
• Daca exista situatii in care aplicarea deducerilor fiscale sau reducere nivelului obligatiilor fiscale nu se poate deduce fiscal fara o documentatie sau indeplinirea tuturor conditiilor corespunzatoare impuse de legislatia fiscala
• Situatia curenta a controalelor fiscale si daca ulterior acestora contribuabilul a respectat sau nu observatiile incluse in raportul de control
• Modul in care au fost efectuate / reflectate/raportate tranzactiile cu partile afiliate

Intelegerea modului in care contribuabilul isi desfasoara operatiunile. Se determina/documenteaza :

• Care sunt obligatiile fiscale ale contribuabilului
• Ce produce, ce vinde, ce servicii presteaza contribuabilul
• Cine si de unde sunt actionarii/asociatii
• Care sunt tranzactiile cu partile afiliate ale contribuabilului
• Care este specificul ramurii de activitate al contribuabilului
• Cine sunt clientii, furnizorii, care sunt termenii contractuali de baza – termenul de plata / incasare / perioada de plata/incasare, garantii etc.
• Cum sunt documentate tranzactiile contribuabilului dpdv fiscal ?
• Care este strategia si intentiile pe termen lung ale contribuabilului ?
• Cum isi remunereaza angajatii si ce obligatii suplimentare are fata de acestia

Elaborarea diagnosticului fiscal al contribuabilului:

• Determinarea punctelor forte si a celor cu risc ridicat din pozitia fiscala curenta
• Determinarea pozitiei fiscale a contribuabilului pe urmatorii cel putin 2 ani in conditiile in care legislatia fiscala curenta nu va fi schimbata

Elaborarea propunerilor de optimizare fiscala

• Se prezinta contribuabilului proiectele de optimizare a costurilor fiscale impreuna cu riscurile aferente si fezabilitatea acestora

Implementarea propunerilor de optimizare fiscala

IBS Professional Solutions este prima companie locala care ofera servicii integrate de consultanta fiscala si juridica (prin avocatii colaboratori IBS). Pentru mai multe detalii: http://www.ibs-p.ro

• In medie 43% din cheltuielile salariale reprezinta obligatii fiscale si doar 57% salariul net care ajunge la angajat?
• Valoarea adaugata (ca diferenta intre vanzarile si achizitiile entitatii fiscale) este impozitata cu 24%?
• Profitul si venitul net este impozitat cu 16%?
• Impozitele totale pe profit si pe dividendele platite persoanelor fizice duc la impozitarea efectiva a profitului la o rata de 29,44%?
• Actionarul ca persoana fizica primeste pentru 100 RON profit contabil doar 71.56 RON din profitul net realizat de societatea unde este actionar (societatea plateste impozitul pe profit 16 RON (100 RON-profitul impozabil x 16% ) + 13,44 RON plata impozitului pe dividende (84 RON –dividendul x 16%) adica in total 29,44 RON?
• Creantele fiscale in special TVA se recupereaza foarte greu (sunt frecvente situatiile in care cererile de recuperare a TVA-ului au o vechime mai mare de un an)?
• Taxele si impozitele principale se achita de regula la date fixe si nu la data platii sau aparitiei evenimentului taxabil?
• Lipseste consistenta si transparenta in aplicarea si intepretarea prevederilor fiscale de catre organele fiscale?
• Lipseste coerenta si predictibilitatea sistemului de impozitare?

In concluzie, costurile fiscale in Romania au un nivel ridicat nu doar datorita ratelor de impozitare/taxelor practicate ci si celorlalte elemente calitative descrise mai sus. Sistemul fiscal din Romania inca prezinta un nivel ridicat de risc.

Ca parte a costurilor oricãrei afaceri, costurile fiscale trebuiesc optimizate astfel incat sã permita eliberarea resurselor financiare necesare investitorilor in dezvoltarea investitiilor

CONFORM LEGISLATIEI SI PRACTICTII INTERNATIONALE:

• “Nimeni nu este obligat sa plateasca mai multe taxe si impozite decat ceea ce este mentionat in legislatia fiscala”?
• E dreptul contribuabilului sã decida:
• cum va respecta legislatia fiscala?
• unde va accepta sa isi desfasoare activitatea si sa fie impozitat?
• cine va deveni subiect impozabil si platitorul obligatiilor fiscale: ca persoana fizica sau juridica, rezidenta sau nerezidenta, etc.?

E un drept legitim al contribuabililor sa isi minimizeze/optimizeze costurile fiscale respectand legislatia fiscala!

IBS Professional Solutions este prima companie locala care ofera servicii integrate de consultanta juridica (prin avocatii colaboratori IBS) si fiscala. http://www.ibs-p.ro

Modificarile in domeniul resurselor umane

Inca de la inceputul anului 2011 am ramas cu totii inmarmuriti cand am aflat ca nu mai avem carti de munca. Ca ne vom alia tendintei electronice din ultimul deceniu. Dupa zeci de ani, parintii nostri, bunicii si chiar unii dintre noi am fost invatati sa credem in articolele din codul muncii, sa ne respectam meseria si mai ales sa fim atenti cum ne ducem in traiul. Acest trai  era stans legat de fostele locuri de munca si  de mentiunile trecute in cartea de munca.

Ei bine, acum totul este electronic. Vecinii nostri maghiari au incercat acest sistem la randul lor, ca in mai putin de 1 an de zile sa revina la vechiul obiei. Sa fie oare doar un act de conservatorism sau pur si simplu, nu fuctioneaza noul sistem. Timpul o sa decida.

Modificari aduse contabilitatii si fiscalitatii

Modificarile aduse infrastructurii administratiilor financiare prin reorganizarea acestora nu a facut altceva decat sa ne ingreuneze si mai mult, un sistem deja invechit si greoi.

Aceasta schimbare care a venit mai mult ca o necesitate de a reduce costurile, decat ca una de fluidizare a relatiei cu contribuabilul, nu a facut decat sa bulversese si sa aduca haos in mediul contabil romanesc.

Modificarile de ordin fiscal aduse prin modificarile numeroase ale normelor, metodotologiei, urmate prin circulare menite sa explice legile pripite si implementate inaintea intelegerii acestora de catre contribuabili, nu fac decat sa aduca o birocratie si mai istovitoare decat cea cu care deja ne-am obisnuit.

Prea devreme si prea putin gandita acesta reforma administrativa, prea mult axata pe beneficiile financiare, cat pe realizarea unei reforme organizate.

Anularea inregistrarii ca platitor de TVA de la infiintare si obtinerea acestei calitati, doar prin optiunea expresa urmata de un control al Garzii Financiare, iarasi a fost o reglementare neinteleasa in profunzimea ei si a efectelor benefice pe care ar fi trebuit sa le aduca.

Si mai putem aduce inca multe astfel de exemple.

Mediul de afaceri romanesc are nevoie de stabilitate, de increderea ca o decizie investitionala poate sa aduca beneficiile previzionate in mod estimativ de catre investitori, si ca fiscalitatea va contribui cu un real ajutor in promovarea afacerilor in baza carora au fost initial gandite,  nu un impiediment, nu birocratie si nu un nesfarsit sir de cozi la ghisee.

Autori articol: Elena Radulescu – Expert Contabil, membru al Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania

si Radulescu Florin – Inspector Resurse Umane, acreditat de Ministerul Muncii si Ministerul Educatiei